W celu realizacji obowiązku wynikającego z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Danych Osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) jest AX-ERP Sp. z o.o., Al. Jana Pawła II 3C/119, 80-462 Gdańsk, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000414620, NIP 9571064541, REGON 221627127 zwana dalej Administratorem.

2. Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych , należy skontaktować się poprzez adres email: iod@drit.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora Danych Osobowych.

3. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych

Przetwarzanie Pana/i danych osobowych odbywa się:

1. Na podstawie z art. 6 ust.1 lit. f RODO - umożliwienie kontaktu tradycyjnego oraz e-mailowego z Administratorem oraz podejmowanie kontaktu z adresatami. Przetwarzanie się niezbędne do zapewnienia kontaktu z Administratorem,
2. Na podstawie z art. 6 ust.1 lit. f RODO - przyjmowanie pism i wniosków pocztą, osobiście lub pocztą e-mail. Przetwarzanie jest niezbędne do realizacji zgłaszanych spraw,
3. Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przyjmowanie pism i wniosków pocztą, osobiście lub pocztą e-mail. Przetwarzanie jest niezbędne do realizacji zawartej umowy,
4. Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO Prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Dobrowolna zgoda, jeśli w przesłanej korespondencji znajdują się dane szczególnych kategorii.
5. Na podstawie z art. 6 ust.1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes administratora tj. ochrona przed roszczeniami oraz dochodzenie ewentualnych roszczeń.

4. Jaki jest zakres przetwarzanych przez Administratora danych osobowych?

Będą przetwarzane następujące dane osobowe:

1. dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, nazwa firmy, adres) oraz inne w zakresie przesłanym przez Państwa,
2. adres poczty elektronicznej, numer telefonu.

5. Odbiorcy danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

1. dostawcom usług zaopatrujących Administratora w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne umożliwiające zarządzanie organizacją Administratora (w szczególności firmom kurierskim i pocztowym, dostawcom usług teleinformatycznych),
2. Dostawcom usług prawnych, podatkowych oraz wspierających Administratora Danych Osobowych w dochodzeniu należnych roszczeń,
3. Podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (banki, instytucje płatnicze), w celu dokonania rozliczeń,
4. Innym podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, w uzasadnionych przypadkach, gdy jest to niezbędne dla realizacji umowy lub prawidłowego funkcjonowania Administratora Danych Osobowych.
5. Właściwym organom, sądom oraz instytucjom państwowym i samorządowym lub innym instytucjom wykonującym powierzone zadania publiczne, jeżeli obowiązek ujawnienia/przekazania danych wynika z obowiązujących przepisów prawa lub jest to niezbędne celem dochodzenia praw lub roszczeń Administratora Danych Osobowych

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Administrator Danych Osobowych nie przekazuje Państwa danych do państw trzecich tj. poza terytorium EOG (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).

7. Okres przechowywania danych

1. Państwa dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi/wyjaśnienia sprawy.
2. Dane dotyczące korespondencji e-mail będą przechowywane maksymalnie do 5 lat roku od ostatniego kontaktu, jaki Państwo z nami mieliście. Okres ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił ostatni kontakt. 
3. Informacje zawarte w rejestrze pism przychodzących i wychodzących – będą przechowywane przez 5 lat.
4. Dane o charakterze wykraczającym poza standardową korespondencję czy komunikację mailową dotyczącą na przykład rozliczeń, roszczeń, kontroli, będą przechowywane przez okres przewidziany przepisami prawa lub do momentu przedawnienia roszczeń

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Państwu prawo żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, prawo do sprostowania (poprawienia), usunięcia danych jednakże z ograniczeniem tego prawa w myśl art. 17 RODO, ograniczenia przetwarzania danych (wstrzymania operacji na danych lub nieusuwania danych w zależności od złożonego wniosku), prawo do przenoszenia danych osobowych, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania państwa danych na potrzeby marketingu bezpośredniego. W celu skorzystania z powyższych praw, należy skontaktować się poprzez kanały komunikacji wskazane w pkt. Administrator danych osobowych.

9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Możecie Państwo również wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, w przypadku niezgodnego z przepisami prawa przetwarzania danych osobowych.

10. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych ma charakter dobrowolny, jednak konsekwencją nie podania danych będzie brak możliwości skontaktowania się z Państwem i udzielenia odpowiedzi na wiadomość.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Pana/i dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.