e-teczki od 1 stycznia 2019 roku dostępne w enova365

Od początku 2019 roku czekają nas rewolucyjne zmiany w kodeksie pracy dotyczące dokumentacji pracowników, zmian w ubezpieczeniach społecznych oraz zmian w ustawie o archiwizacji. Po zmianach rozszerza się pojęcie dokumentacji pracowniczej, gdzie zakres ten obejmie nie tylko akta pracowników, ale również ewidencję czasu pracy, urlopów, wynagrodzenia oraz ewidencję przekazanej odzieży roboczej.

Zmiany dają możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej lub papierowej przez okres 10 lat, a nie 50 lat, jak to było do tej pory. Zmiana dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od 01.01.1999 roku do 31.12.2018 roku nadal obowiązuje 50-letni okres przechowywania akt osobowych z możliwością przejścia na 10-letni okres przechowywania danych i zachowaniem specjalnych obowiązków wobec ZUS. Z kolei w przypadku pracowników zatrudnionych przed 01.01.1999 rokiem przepisy nie ulegają zmianie i akta osobowe muszą być nadal przechowywane przez 50 lat.

Zmianie ulegnie teczka osobowa pracownika oraz jej podział:

A - dokumenty przed okresem zatrudnienia np. świadectwa pracy, dyplomy,

B - dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika np. umowa, szkolenie BHP,

C - dokumenty związane z przenoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu,

D - dokumenty wystawiane po zwolnieniu pracownika np. wypowiedzenie, świadectwo pracy.

 

Nowe obowiązki wobec ZUS

Firmy, które będą chciały przejść na 10-letni okres przechowywania akt pracowniczych, będą miały obowiązek poinformowania ZUS o zmianie przechowywania danych, złożenia deklaracji ZUS-OSW (oświadczenie zbiorcze dotyczące całej firmy) oraz przesyłania za każdego pracownika deklaracji ZUS-RIA za każdy rok. Deklaracja będzie zawierała informację o przychodzie danego pracownika za każdy rok kalendarzowy oraz sposobie rozwiązania umowy (dot. pracowników odchodzących).

 

Nowe obowiązki wobec pracowników

W przypadku odejścia pracownika z pracy, oprócz świadectwa pracy, pracodawca będzie zobowiązany podać informację o ilości czasu przechowywania informacji, informacji kiedy pracownik będzie mógł odebrać swoje akta pracownicze po upływie okresu przechowywania oraz kiedy akta pracownicze będą podlegały zniszczeniu, jeśli pracownik ich nie odbierze.

Jeśli pracodawca będzie przechodził na elektroniczny model przechowywania akt pracowniczych, będzie zobligowany poinformować pracowników o tej zmianie. Pracownicy, którym będzie przysługiwało prawo do odebranie własnych akt osobowych, będą mieli na to 30 dni.

 

Różne modele przechowywania akt osobowych

Pracodawcy, którzy będą chcieli nadal przechowywać dokumenty w wersji papierowej, będą zobligowani do drukowania wszelkich dokumentów, podpisania ich własnoręcznym podpisem oraz do archiwizacji. W przypadku tych pracodawców, którzy będą chcieli przejść na elektroniczną metodę przechowywania danych, zaistnieje konieczność zeskanowania akt osobowych, zarchiwizowania ich oraz podpisania podpisem elektronicznym. Pracodawca będzie musiał wybrać jeden model przechowania danych, wspólny dla wszystkich pracowników, zarówno aktualnych, jak i byłych.

 

enova365 gotowa na zmiany 

Producent enova365 gwarantuje, że system enova365 będzie gotowy na zmiany prawne od 1 stycznia 2019 roku. Planowana wersja z tymi zmianami będzie dostępna w drugiej połowie grudnia 2018 roku.

Nowa wersja enova365 zapewni:

• wprowadzenie w e-teczkach zeskanowanych dokumentów z podzielonymi częściami: A, B, C, D wraz z metryką dokumentu,
• skany dokumentów z e-podpisem,
• bazę wiedzy o pracowniku - dostęp do pełnych danych,
• możliwość wydania teczki pracownikowi w pliku xml, opatrzenie podpisem elektronicznym,
• operacje seryjne generowania dokumentów, potrzebne do e-teczek,
• przyspieszenie komunikacji pomiędzy pracownikami a działem HR (obieg wniosku o wydanie teczki pracowniczej w Portalu Pracowniczym).