e-sprawozdania - czyli rewolucja w sposobie przesyłania sprawozdań finansowych

Od 1 października 2018 roku obowiązują zmienione przepisy Ustawy o rachunkowości. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów sprawozdania finansowe wraz z załącznikami będą wysyłane wyłącznie w wersji elektronicznej.

Obowiązek dotyczy wszystkich jednostek prowadzących księgi rachunkowe, tj.:

• Sprawozdanie jednostki innej niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji,
• Sprawozdanie jednostki małej korzystające z uproszczeń odnoszących się do sprawozdania finansowego,
• Sprawozdanie jednostki mikro,
• Sprawozdanie jednostki, o których mowa w art. 3 ust. 2 Ustawy z dnia 24.04.2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (organizacje pozarządowe).

Dotychczas, sprawozdania były przygotowywane najczęściej w formie papierowej i podpisywane ręcznie przez zarząd. Następnie komplet dokumentów przesyłano do KRS i KAS. Obecnie cały proces składania sprawozdań ulega cyfryzacji i zostaje zautomatyzowany. Pliki są przygotowane według nowych, aktualnie obowiązujących struktur (JPK_SF), w formacie XML. Firmy muszą sporządzać i składać roczne sprawozdania wyłącznie w formie elektronicznej, używając do tego elektronicznego podpisu lub poprzez profil zaufany.

enova365 posiada w standardzie możliwość generowania i wysyłki bezpośrednio z systemu e-sprawozdań finansowych dzięki licencji enova365 Księga Handlowa. Użytkownicy nie muszą kupować żadnych nowych aplikacji, nakładek czy dodatków. Wystarczy tylko aktualna wersja enova365.

Udostępnione w enova365 mechanizmy pozwalają na przygotowanie e-sprawozdań do podmiotów:

• do KRS – przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z MSR. Aktualnie dostępnym kanałem komunikacji ze wspomnianym systemem teleinformatycznym jest serwis internetowy e-KRS,
• do KAS (Krajowej Administracji Skarbowe) – przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe, obowiązanych do sporządzenia sprawozdania finansowego. Robią to za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. poprzez przeznaczony do tego interfejs webAPI.

W ramach usprawnienia wprowadzania i wysyłki e-sprawozdań enova365 umożliwia:

• Sporządzenie wydruku e-sprawozdania, w celu zapoznania się z treścią sprawozdania przed złożeniem podpisu:

• Przechowywanie plików z podpisami elektronicznymi w enova365, pozwalające na uzyskanie informacji o osobie, która podpisała sprawozdanie.
• Cofnięcie podpisanego dokumentu w razie wykrycia nieprawidłowości bądź podpisu przez nieupoważnioną osobę.
• Możliwość podpisu e-sprawozdania bezpośrednio w systemie enova365, co pozwala na skrócenie realizacji procesu.
• W ramach funkcjonalności realizujących proces wysyłki sprawozdań, udostępniono noty objaśniające:

• W zestawieniach księgowych dodano możliwość kopiowania wyrażeń pomiędzy zestawieniami księgowymi w obrębie bazy danych. Czynność „Kopiuj wyrażenia” dostępna jest z poziomu listy Księgowość/Definicje zestawień księgowych.
• Na definicji zestawienia księgowego, pozycji oraz kolumnie zostały udostępnione parametry umożliwiające blokadę modyfikacji poszczególnych pól.
• Pozycje zestawień księgowych dotyczących sprawozdań finansowych mają dodatkowe oznaczenie - Identyfikator odpowiadające nazwie pozycji w strukturach logicznych e-sprawozdań. Pole dostępne jest w organizatorze listy na liście pozycji zestawień księgowych:

Przewodnik po e-sprawozdaniach czyli jak to się robi w enova365:

Konfiguracja przed sporządzeniem e-sprawozdań polega na wpisaniu PKD oraz numeru rejestracji w systemie. Numer zostanie pobrany do e-Sprawozdania Finansowego:

Program księgowy daje możliwość wyboru typu jednostki – parametr ogranicza listę sprawozdań w systemie enova365 oraz prezentacji danych liczbowych w złotych/tysiącach:

 

Na liście definicji zestawień księgowych znajduje się zestaw definicji zgodny z Ustawą o rachunkowości oraz strukturami logicznymi elektronicznych sprawozdań finansowych dla:

• jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji,
• jednostek mikro,
• jednostek małych korzystających z uproszczeń odnoszących się do sprawozdania finansowego,
• jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z wyjątkiem spółek kapitałowych, oraz jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 2 tej ustawy.

Zestawienie księgowe należy przeliczyć za dany okres i rezultat obliczeń zapisać. Zapisany wynik pojawia się w wynikach zestawień, gdzie widoczne są min. nazwa zapisanego wyniku, dane osoby obliczającej i zapisującej wynik oraz data utworzenia. Na wynikach dostępny jest tryb korekty ręcznej, który umożliwia ręczną edycję wyniku zestawienia. Wartości zmienione ręcznie na wyniku wyświetlane są w kolorze czerwonym.

Tworzenie e-sprawozdania odbywa się z poziomu "Księgowość - sprawozdania finansowe", gdzie dodaje się nowe sprawozdanie i podpina poszczególne wyniki zestawień. Wszystkie dane są w jednym miejscu w systemie enova365.

W enova365 dostępny jest także arkusz Excel, dzięki któremu przy dodatku Analizy MS Excel można sprawnie (arkusz pozwala na porównanie i zweryfikowanie poprawności Bilansu sporządzonego na podstawie not objaśniających i Bilansu utworzonego w enova365) przygotować zestaw not do sprawozdania finansowego.

Przygotowane sprawozdanie finansowe jest gotowe do wysyłki. Pierwszym krokiem jest wygenerowanie go w formacie XML za pomocą prostej czynności "Generuj e-sprawozdanie" oraz sprawdzenie jego poprawności. W systemie enova365 na etapie tworzenia i wysyłki e-sprawozdania, aktywne są weryfikatory poprawności i w sytuacji błędnie uzupełnionej części sprawozdania, pojawia się komunikat z informacją o błędzie. Dzięki temu użytkownik systemu enova365, odpowiedzialny za przygotowanie sprawozdania ma pewność, że tą czynność wykonuje poprawnie. Kolejnym krokiem jest podpisanie dokumentu za pomocą certyfikatu oraz wysyłka e-sprawozdania poprzez eksport do pliku XML.

enova365 wspiera cały proces tworzenia e-sprawozdań tak, aby wszystko było proste i przejrzyste. Tworzenie, przesyłanie i zarządzanie sprawozdaniami jest łatwe i bezpieczne. Od teraz cała dokumentacja sprawozdawczości finansowej znajduje się w jednym miejscu z możliwością podglądu w dowolnym momencie - wszystko dzięki enova365.